Het verkrijgen van een bewijs van aflevering beschermt uw bezorgteam tegen het risico van zoekgeraakte pakketten, frauduleuze claims en leveringsfouten. Traditioneel wordt een bewijs van aflevering verkregen met een handtekening op een papieren formulier. Toch zijn leveringsmanagementteams steeds vaker op zoek naar softwaretools en elektronisch bewijs van levering (ook wel ePOD genoemd).
We onderzoeken waarom een papieren bewijs van bezorging geen zin meer heeft en hoe u elektronische POD kunt toevoegen aan uw bestaande bezorgactiviteiten en uw bezorgbedrijf betrouwbaarder kunt maken.
Met behulp van dit bericht geven we u advies over welk type ePOD-oplossing geschikt zou kunnen zijn voor uw bezorgbedrijf en benadrukken we de voordelen van het kiezen Zeo Routeplanner om digitale handtekeningen en foto's vast te leggen als bewijs van levering.
Opmerking: Zeo Route Planner biedt een bewijs van levering in de app van ons team en de app van individuele chauffeurs. Wij bieden ook een bewijs van levering aan in onze gratis niveau-service.
Waarom een papieren bewijs van levering is verouderd
Er zijn een paar redenen waarom een papieren bewijs van aflevering niet langer zinvol is voor chauffeurs of expediteurs. Hieronder hebben wij een aantal van deze redenen opgesomd:
Opslag en beveiliging
Chauffeurs moeten fysieke documenten de hele dag beschermen tegen verlies of schade, en coördinatoren moeten ze op het hoofdkantoor bewaren. Ze moeten ofwel in uw systeem worden gescand en vernietigd, ofwel veilig in kasten worden bewaard. Als er documenten verloren gaan, geldt dat ook voor de POD-handtekeningen, wat de kans op pijnlijke leveringsgeschillen met zich meebrengt.
Handmatig gegevens invoeren
Het op elkaar afstemmen en samenvoegen van papieren documenten aan het eind van de dag vergt veel van uw tijd en energie. We weten allemaal dat het werken met veel papieren en documenten een enorme kans op verlies en fouten met zich meebrengt, en dit is dus nog een reden waarom papieren POD ouderwets is.
Gebrek aan real-time zichtbaarheid
Als een chauffeur een handtekening op papier verzamelt, weet de coördinator dit pas als de chauffeur terugkeert van zijn route of totdat hij belt en de chauffeur een map laat doorzoeken. Dit betekent dat de informatie pas later bekend is en dat de verzender de ontvangers niet in realtime kan informeren als ze vragen stellen over een pakket. En zonder fotobewijs kan de chauffeur niet altijd nauwkeurig uitleggen waar hij een pakketje op een veilige plek heeft achtergelaten. Notities zijn subjectief en kunnen onduidelijk zijn, en zonder de context van een afbeelding kan het moeilijk zijn om een locatie aan een ontvanger door te geven.
Impact op het milieu
Het dagelijks gebruiken van pakken papier helpt je niet om je ecologische voetafdruk te verkleinen, dat is zeker. Hoe meer leveringen u doet, hoe harder de impact.
Kort gezegd is een papieren bewijs van aflevering verouderd, inefficiënt (dwz langzaam te verwerken) en komt de ervaring van de ontvangers, bezorgers of expeditiemanagers niet ten goede. Het was misschien logisch toen er geen haalbaar alternatief was, maar tegenwoordig kun je kiezen uit een reeks elektronische Proof of Delivery-oplossingen om de bezorgservice te verbeteren.
Welke opties zijn beschikbaar voor een elektronisch bewijs van aflevering
Als het gaat om het toevoegen van een papierloos elektronisch bewijs van aflevering aan uw bestaande bezorgactiviteiten, heeft u twee opties:
- Speciale software voor bewijs van levering: Een standalone ePOD-oplossing biedt alleen functionaliteit voor bewijs van levering, meestal via een API die is aangesloten op uw andere interne systemen. En sommige speciaal gebouwde ePOD-tools maken deel uit van een suite en werken onafhankelijk van de andere functionaliteit, en u moet de ondersteunende functies tegen extra kosten aanschaffen.
- Oplossingen voor leveringsbeheer: Met de hulp van de Zeo Route Planner-app wordt een elektronisch leveringsbewijs meegeleverd met onze gratis en premium abonnementen. Naast ePOD krijgt u routeplanning en -optimalisatie (voor meerdere chauffeurs), realtime tracking van chauffeurs, geautomatiseerde verwachte aankomsttijden, updates van ontvangers en meer.
Afhankelijk van uw situatie kan de ene optie beter bij u passen dan de andere.
Als u bijvoorbeeld een klein of middelgroot bezorgteam heeft, is het zinvol om uw bezorgactiviteiten (inclusief POD) te consolideren in één uniform platform door gebruik te maken van Zeo Routeplanner.
Maar als u een individu of een microbedrijf bent (zonder de ambitie om op te schalen) en elke dag bezorgstops van één cijfer uitvoert, en u extra gemoedsrust wilt met POD maar geen functies voor bezorgingsbeheer nodig heeft, kan een zelfstandige app aantrekkelijker zijn .
En als u een onderneming bent met een groot wagenpark en een complexe technische infrastructuur, is een op maat gemaakte ePOD-oplossing die u aansluit op uw bestaande systemen wellicht geschikter voor uw behoeften.
Bekijk ons bericht voor meer informatie over het kiezen van de beste POD-app: Hoe u de beste Proof of Delivery-app voor uw bezorgbedrijf kiest.
Bewijs van aflevering in de Zeo Routeplanner
Met Zeo Route Planner als uw elektronische bewijs van bezorging-app krijgt u alle functionaliteit die u nodig heeft, gecombineerd met andere belangrijke functies die de processen voor uw bezorgbedrijf stroomlijnen. Laten we eens kijken hoe u de Zeo Route Planner-app kunt gebruiken voor het bewijs van aflevering:
Vastlegging van elektronische handtekeningen: Een bestuurder kan zijn eigen mobiele apparaat gebruiken om elektronische handtekeningen vast te leggen, die vervolgens automatisch naar de cloud worden geüpload. Dit betekent geen extra hardware, minder handmatige gegevensinvoer en nauwkeurig realtime inzicht voor managers en coördinatoren op het hoofdkantoor.
Digitale foto-opname: Met de foto-opname van onze app kan de chauffeur een smartphone-foto van het pakket maken, die vervolgens naar het dossier wordt geüpload en zichtbaar is in de backoffice-webapp. Doordat ze een fotografisch bewijs van bezorging kunnen vastleggen, kunnen chauffeurs meer eerste leveringen doen (waardoor er minder opnieuw wordt afgeleverd), omdat ze het pakket op een veilige plaats kunnen opbergen en kunnen bewijzen waar ze het hebben achtergelaten.
Deze functies vertalen zich in tastbare zakelijke voordelen omdat ze tijdrovende problemen in het bezorgproces, het oplossen van geschillen, het opnieuw bezorgen, de communicatie met de ontvanger en het volgen van verloren pakketten verminderen. Dit betekent dat u zich kunt concentreren op het verbeteren van de winstgevendheid.
Wat wij nog meer bieden dan een bewijs van levering om de betrouwbaarheid van uw bedrijf te verbeteren
Naast het gebruik van onze app als elektronisch bewijs van bezorging, hebben we nog veel meer functies waarmee chauffeurs en verzenders hun bezorgroutes beter kunnen beheren. Naast het vastleggen van foto's en elektronische handtekeningen biedt ons bezorgplatform ook:
- Routeplanning en -optimalisatie:
Met Zeo Routeplanner plant u binnen enkele minuten de optimale route voor meerdere chauffeurs. Importeer uw spreadsheet, laat het algoritme automatisch zijn werk doen, krijg de snelste route op de app en de bestuurder kan een van de favoriete navigatiediensten gebruiken.
Let op: Onze app geeft je een onbeperkt aantal stops. Veel andere route-optimalisatietools (of gratis alternatieven zoals Google Maps) stellen een limiet aan het aantal dat u kunt invoeren. - Realtime volgen van chauffeurs:
Met Zeo Route Planner kunt u routemonitoring uitvoeren op het hoofdkantoor, waarbij u chauffeurs volgt in de context van hun route met behulp van realtime gegevens. Dit geeft u niet alleen een totaalbeeld, maar u kunt klanten ook eenvoudig op de hoogte brengen als ze bellen. - Dynamische instructies en wijzigingen:
Wissel op het laatste moment routes tussen chauffeurs, update lopende routes en houd rekening met prioriteitsstops of tijdslots van klanten.
Wanneer u de functionaliteit voor bewijs van levering toevoegt aan de mix met al het bovenstaande, biedt Zeo Route Planner bezorgbedrijven en kleine bedrijven een compleet bezorgbeheersysteem. En er is geen complexe integratie, geen extra hardware en heel weinig training voor bezorgers nodig.
Conclusie
Het verkrijgen van een elektronisch leveringsbewijs is een game-changer voor bedrijven die afstappen van papieren leveringsbevestigingen en voor leveringsteams die helemaal opnieuw beginnen met POD.
Door chauffeurs in staat te stellen foto's en elektronische handtekeningen op hun eigen apparaat vast te leggen, vermindert u het aantal geschillen en herleveringen en verbetert u tegelijkertijd de klanttevredenheid.
Door de ePOD te gebruiken, kunt u uw klanten tevreden stellen en hen op de hoogte houden dat hun pakketten zijn afgeleverd, waardoor de betrouwbaarheid van uw bedrijf toeneemt.
Probeer het nu
Ons motief is om het leven van kleine en middelgrote bedrijven gemakkelijker en comfortabeler te maken. U bent nu dus nog maar één stap verwijderd om uw Excel te importeren en te beginnen.
Download de Zeo Routeplanner uit de Play Store
https://play.google.com/store/apps/details?id=com.zeoauto.zeocircuit
Download de Zeo Routeplanner uit de App Store
https://apps.apple.com/in/app/zeo-route-planner/id1525068524
