আজকের অত্যন্ত প্রতিযোগিতামূলক পরিবেশে একটি বিক্রয় করা বা একটি অর্ডার বুক করা সহজ নয়।
সুতরাং যখন আপনার ব্যবসা একটি অর্ডার পায়, তখন এটি গুরুত্বপূর্ণ যে অর্ডারটি বিভিন্ন ধাপে সহজে চলে যায় এবং সফলভাবে বিতরণ করা হয়!
আপনি একটি আছে তা নিশ্চিত করতে হবে দক্ষ ডেলিভারি অর্ডার পূর্ণতা জায়গায় প্রক্রিয়া। এই ব্লগে, আমরা আপনাকে ডেলিভারি অর্ডার পূর্ণতা, এটির সাথে জড়িত পদক্ষেপগুলি এবং এটিকে উন্নত করার 7টি উপায়ে আপনাকে সাহায্য করব।
চল শুরু করি!
ডেলিভারি অর্ডার পূর্ণতা কি?
ডেলিভারি অর্ডার পূর্ণতা হল একটি অর্ডার গ্রহণ এবং এটি শেষ গ্রাহকের হাতে পৌঁছেছে তা নিশ্চিত করার সম্পূর্ণ প্রক্রিয়া। এটির জন্য বিভিন্ন স্টেকহোল্ডার এবং প্রযুক্তিগত সিস্টেমগুলিকে একসাথে কাজ করতে হবে। অর্ডার পূর্ণতার চূড়ান্ত লক্ষ্য হল গ্রাহক যা অর্ডার করেছেন তা দক্ষতার সাথে এবং নির্ভরযোগ্যভাবে পাওয়া।
ডেলিভারি অর্ডার পূরণ একটি সহজ প্রক্রিয়া নয়. এটি একাধিক পদক্ষেপ জড়িত। চলুন প্রক্রিয়াটির বিভিন্ন ধাপের দিকে নজর দেওয়া যাক।
ডেলিভারি অর্ডার পূরণের ধাপ
ব্যবসার উপর নির্ভর করে পদক্ষেপগুলি কিছুটা পরিবর্তিত হতে পারে তবে মৌলিক প্রবাহটি এইরকম দেখায়:
ধাপ 1: ইনভেন্টরি প্রাপ্তি
অর্ডার পূরণ করা শুরু করার জন্য আপনার প্রথমে যে জিনিসটি থাকা দরকার তা হল ইনভেন্টরি। এই ধাপে চাহিদার পূর্বাভাস অনুযায়ী একটি গুদাম বা একটি পূরণ কেন্দ্রে ইনভেন্টরি গ্রহণ করা জড়িত। সঠিক পরিমাণ এবং গ্রহণযোগ্য গুণমান প্রাপ্ত হয়েছে তা নিশ্চিত করার জন্য জায় পরিদর্শন করা হয়।
ধাপ 2: ইনভেন্টরি স্টোরেজ
ইনভেন্টরির প্যাকেজের বারকোডগুলি অভ্যন্তরীণ সিস্টেমে রেকর্ড বজায় রাখার জন্য স্ক্যান করা হয়। আইটেমগুলি তারপর গুদামে তাদের উত্সর্গীকৃত অবস্থানে সংগঠিত এবং সংরক্ষণ করা হয়।
ধাপ 3: অর্ডার গ্রহণ এবং অর্ডার প্রক্রিয়াকরণ
একটি অনলাইন প্ল্যাটফর্ম বা অফলাইন পদ্ধতির মাধ্যমে গ্রাহকের কাছ থেকে অর্ডারটি পাওয়া যায়। অর্ডারটি সঠিক এবং সম্পূর্ণ তা নিশ্চিত করার জন্য তারপর প্রক্রিয়া করা হয়। এর মধ্যে রয়েছে পণ্যের প্রাপ্যতা যাচাই করা, শিপিং খরচ গণনা করা এবং পেমেন্টের বিবরণ পরীক্ষা করা। একবার প্রক্রিয়া করা হলে, অর্ডারটি গুদামে যোগাযোগ করা হয়।
ধাপ 4: বাছাই এবং প্যাকিং
বাছাইকারী দল অর্ডার সংক্রান্ত নির্দেশাবলী সহ একটি প্যাকিং স্লিপ পায়। পিকিং টিমের একজন সদস্য SKU বিবরণ (আকার/রঙ), নং অনুযায়ী গুদাম থেকে আইটেম(গুলি) পুনরুদ্ধার করে। ইউনিটের, এবং প্যাকিং স্লিপে উল্লিখিত আইটেমের স্টোরেজ অবস্থান।
অর্ডারটি গ্রাহকের কাছে পাঠানোর জন্য সাবধানে প্যাক করা হয়। উপযুক্ত প্যাকিং উপকরণ যেমন কার্ডবোর্ডের বাক্স, বুদ্বুদ মোড়ানো, প্লাস্টিকের ব্যাগ ইত্যাদি আইটেমগুলিকে সুরক্ষিত করতে ব্যবহার করা হয়। আইটেমগুলির নিরাপত্তার সাথে আপস না করে প্যাকেজটির সম্ভাব্য সর্বনিম্ন ওজন এবং মাত্রায় অবদান রাখবে এমন প্যাকিং উপাদান নির্বাচন করা গুরুত্বপূর্ণ।
ধাপ 5: শিপিং এবং ডেলিভারি
এই ধাপে শিপিং লেবেল তৈরি করা এবং প্রকৃতপক্ষে গ্রাহকের কাছে অর্ডার পরিবহন করা জড়িত। আপনি অর্ডারগুলি নিজে বা একটি শিপিং ক্যারিয়ারের সাথে অংশীদারিত্ব প্রদান করতে পারেন৷ চালানটি গ্রাহকের কাছে হস্তান্তর না হওয়া পর্যন্ত ট্র্যাক করা হয়।
আরও পড়ুন: ভাল দক্ষতার জন্য ডেলিভারি রুট অপ্টিমাইজ করার 5 উপায়
ধাপ 6: রিটার্ন হ্যান্ডলিং
যখন একজন গ্রাহক একটি ফেরত অনুরোধ করেন, তখন এটি গুরুত্বপূর্ণ যে প্রক্রিয়াটি সুচারুভাবে সম্পন্ন হয়। প্রত্যাবর্তিত আইটেমটি তার মানের জন্য পরিদর্শন করা হয় এবং যদি গুণমানটি মান অনুযায়ী হয় তবে পুনরায় স্টক করা হয়। অর্থ ফেরত গ্রাহকের কাছে প্রক্রিয়া করা হয়।
ডেলিভারি অর্ডার পূর্ণতা উন্নত করার উপায়:
- অর্ডার প্রক্রিয়াকরণের গতি উন্নত করুন
অর্ডার প্রাপ্তি এবং ইনভেন্টরির উপলব্ধতার মধ্যে সমন্বয় প্রদান করে এমন সিস্টেমগুলি ব্যবহার করুন৷ স্টক নেই এমন আইটেমগুলির জন্য অর্ডার প্রাপ্ত হয়েছে এমনটি ঘটবে না। এছাড়াও, অর্ডার প্রাপ্তি এবং এটি গুদামে যোগাযোগের মধ্যে একটি ন্যূনতম সময়ের ব্যবধান নিশ্চিত করুন।
- স্ট্রীমলাইন ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট
সঠিক পরিমাণ ইনভেন্টরি ধরে রাখুন যাতে আপনার স্টক ফুরিয়ে না যায় কিন্তু অতিরিক্ত স্টক না করে যাতে এটি স্টোরেজ খরচ যোগ করে। ক্রমাগত ইনভেন্টরি স্তরগুলি নিরীক্ষণ করুন এবং আইটেমগুলির মেয়াদ শেষ হওয়ার তারিখের দিকেও নজর রাখুন। ইনভেন্টরি সংরক্ষণের জন্য পরিষ্কার এবং সহজ প্রক্রিয়া তৈরি করুন যাতে কর্মীদের আইটেমগুলি সনাক্ত করা সহজ হয়।
- অর্ডার পিকিং দক্ষ করুন
অর্ডার বাছাইকে আরও দক্ষ করতে আপনি ইনভেন্টরি ক্লাসিফিকেশন সিস্টেম ব্যবহার করতে পারেন। হট-সেলিং বিভাগগুলি সনাক্ত করুন এবং প্যাকিং স্টেশনগুলির কাছাকাছি স্টক করুন৷ যে বিভাগগুলি কম জনপ্রিয় সেগুলি সবচেয়ে দূরে বা গুদামের পিছনে সংরক্ষণ করা যেতে পারে। আপনি স্টক আইটেমগুলি বেছে নিতে পারেন যা প্রায়শই একে অপরের পাশে একসাথে কেনা হয়।
অর্ডার পিকিং ব্যাচ করা পিকিং স্পিড উন্নত করতেও সাহায্য করে কারণ একাধিক অর্ডার একসাথে বাছাই করা হয়। সঠিকভাবে ইনভেন্টরি ট্যাগ করা বাছাই নির্ভুলতা নিশ্চিত করে।
- গুদামের কৌশলগত অবস্থান
গুদামের অবস্থান অর্ডার পূরণের গতিতে পার্থক্য করতে পারে। আপনি গুদাম(গুলি) এর অবস্থান সম্পর্কে কৌশলী হতে পারেন এবং এটি/সেগুলিকে সেই অবস্থানের কাছাকাছি রাখতে পারেন যেখান থেকে বেশিরভাগ অর্ডার পাওয়া যায়। আপনি যদি একটি শিপিং অংশীদার ব্যবহার করেন তাহলে অবস্থানটি তাদের জন্য সহজে এবং দ্রুত অ্যাক্সেসযোগ্য হওয়া উচিত।
- রুট অপ্টিমাইজেশান
অর্ডার পূর্ণতা উন্নত করার আরেকটি উপায় হল রুট অপ্টিমাইজেশন ব্যবহার করা। এটি আপনার বহরকে সবচেয়ে কার্যকরী রুট তৈরি করে দ্রুত অগ্রসর হতে সক্ষম করে। এটি শুধুমাত্র সময়মত অর্ডার ডেলিভারিতে সাহায্য করে না বরং আপনার ব্যবসার জন্য সময় এবং খরচও বাঁচায়। এটি গ্রাহকের কাছে না পৌঁছানো পর্যন্ত চালানের গতিবিধিতে স্পষ্ট দৃশ্যমানতা সক্ষম করে।
a 30 মিনিটের ডেমো কল কিভাবে Zeo আপনাকে দ্রুত ডেলিভারি করতে সাহায্য করতে পারে তা জানতে! - গ্রাহকের সাথে যোগাযোগ করুন
অর্ডার পাওয়ার পর থেকে সঠিক গ্রাহকের প্রত্যাশা সেট করা গুরুত্বপূর্ণ। গ্রাহকের কাছে একটি বাস্তবসম্মত ডেলিভারি টাইমলাইন যোগাযোগ করুন। গ্রাহককে তাদের ডেলিভারির অগ্রগতি সম্পর্কে ইমেল/বিজ্ঞপ্তির মাধ্যমে লুপে রাখুন। অর্ডারটি ডেলিভারির জন্য বের হলে গ্রাহকের সাথে একটি ট্র্যাকিং লিঙ্ক শেয়ার করুন যাতে গ্রাহক নিশ্চিত করে যে তারা অর্ডার গ্রহণের জন্য উপলব্ধ। কোনো বিলম্বের ক্ষেত্রে, কোনো হতাশা এড়াতে গ্রাহকের সাথে যোগাযোগ করুন।
গ্রাহকদের 92% একটি ইতিবাচক গ্রাহক পরিষেবা অভিজ্ঞতা প্রদান করে এমন একটি ব্যবসা থেকে অন্য ক্রয় করার সম্ভাবনা বেশি।
আরও পড়ুন: জিও-এর সরাসরি মেসেজিং বৈশিষ্ট্যের সাথে গ্রাহক যোগাযোগে বিপ্লব ঘটান
- প্রযুক্তি ব্যবহার করুন
প্রযুক্তি এবং অটোমেশনকে আলিঙ্গন করা গুরুত্বপূর্ণ। ম্যানুয়ালি প্রক্রিয়াগুলি পরিচালনা করা কষ্টকর এবং ত্রুটির প্রবণ হতে পারে। ERPs, ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্ট সফ্টওয়্যার, রুট অপ্টিমাইজেশান সফ্টওয়্যার ব্যবহার করুন এবং সমস্ত ডকুমেন্টেশন ক্লাউডে রাখুন।
একটি জন্য সাইন আপ করুন বিনামূল্যে ট্রায়াল এখনই জিও রুট প্ল্যানার!
উপসংহার
একটি ইতিবাচক গ্রাহক অভিজ্ঞতা প্রদানের জন্য একটি ব্যবসার জন্য ডেলিভারি অর্ডার পূরণের উন্নতি করা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। এটি একটি ব্র্যান্ডের খ্যাতি তৈরিতেও সহায়তা করে। আমরা সুপারিশ করি যে আপনি আপনার বর্তমান অর্ডার পূরণ প্রক্রিয়ার মধ্য দিয়ে যান এবং উপরে উল্লিখিত কৌশলগুলিকে মাথায় রেখে উন্নতি করা শুরু করুন!
