Việc bán hàng hoặc đặt hàng không phải là điều dễ dàng trong môi trường cạnh tranh cao hiện nay.
Vì vậy, khi doanh nghiệp của bạn nhận được đơn đặt hàng, điều quan trọng là đơn hàng phải trải qua các giai đoạn khác nhau một cách suôn sẻ và được giao thành công!
Bạn cần đảm bảo rằng bạn có một thực hiện đơn hàng giao hàng hiệu quả quy trình tại chỗ. Trong blog này, chúng tôi sẽ giới thiệu cho bạn hiểu thực hiện đơn hàng giao hàng là gì, các bước thực hiện và cung cấp cho bạn 7 cách để cải thiện việc thực hiện đó.
Băt đâu nao!
Thực hiện đơn hàng giao hàng là gì?
Thực hiện đơn hàng giao hàng là toàn bộ quá trình nhận đơn hàng và đảm bảo rằng đơn hàng đó đến tay khách hàng cuối cùng. Nó đòi hỏi nhiều bên liên quan và hệ thống công nghệ khác nhau phải hoạt động song song. Mục tiêu cuối cùng của việc thực hiện đơn hàng là mang đến cho khách hàng những gì họ đặt hàng một cách hiệu quả và đáng tin cậy.
Thực hiện đơn hàng giao hàng không phải là một quá trình dễ dàng. Nó bao gồm nhiều bước. Chúng ta hãy xem xét các bước khác nhau của quy trình.
Các bước thực hiện đơn hàng giao hàng
Các bước có thể khác nhau một chút tùy thuộc vào doanh nghiệp nhưng quy trình cơ bản sẽ như sau:
Bước 1: Nhận hàng tồn kho
Điều đầu tiên bạn cần chuẩn bị sẵn để bắt đầu thực hiện đơn hàng là hàng tồn kho. Bước này liên quan đến việc nhận hàng tồn kho tại nhà kho hoặc trung tâm xử lý đơn hàng theo dự báo nhu cầu. Hàng tồn kho được kiểm tra để đảm bảo nhận được đúng số lượng và chất lượng chấp nhận được.
Bước 2: Lưu kho
Mã vạch trên bao bì hàng tồn kho được quét để lưu giữ hồ sơ trong hệ thống nội bộ. Các mặt hàng sau đó được sắp xếp và lưu trữ tại các vị trí chuyên dụng trong kho.
Bước 3: Nhận đơn hàng & xử lý đơn hàng
Đơn đặt hàng được nhận từ khách hàng thông qua nền tảng trực tuyến hoặc thông qua các phương thức ngoại tuyến. Sau đó, đơn hàng sẽ được xử lý để đảm bảo nó chính xác và đầy đủ. Điều này bao gồm xác minh tính sẵn có của sản phẩm, tính toán chi phí vận chuyển và kiểm tra chi tiết thanh toán. Sau khi xử lý đơn hàng sẽ được chuyển đến kho.
Bước 4: Chọn và đóng gói
Đội lấy hàng nhận được phiếu đóng gói kèm theo hướng dẫn liên quan đến đơn hàng. Một thành viên của nhóm lấy hàng lấy (các) mặt hàng từ kho theo chi tiết SKU (kích thước/màu sắc), không. số lượng, vị trí bảo quản của mặt hàng ghi trên phiếu đóng gói.
Sau đó đơn hàng sẽ được đóng gói cẩn thận để gửi đến khách hàng. Các vật liệu đóng gói thích hợp như hộp các tông, màng bọc bong bóng, túi nhựa, v.v. được sử dụng để bảo đảm an toàn cho các mặt hàng. Điều quan trọng là chọn vật liệu đóng gói sẽ góp phần giảm trọng lượng và kích thước thấp nhất có thể của gói hàng mà không ảnh hưởng đến sự an toàn của các mặt hàng.
Bước 5: Vận chuyển & giao hàng
Bước này liên quan đến việc tạo nhãn vận chuyển và thực sự vận chuyển đơn hàng đến khách hàng. Bạn có thể chọn tự giao đơn hàng hoặc hợp tác với hãng vận chuyển. Lô hàng được theo dõi cho đến khi bàn giao cho khách hàng.
Tìm hiểu thêm: 5 Cách Tối Ưu Hóa Lộ Trình Giao Hàng Để Đạt Hiệu Quả Tốt Hơn
Bước 6: Xử lý hàng trả lại
Khi khách hàng yêu cầu trả lại hàng, điều quan trọng là quá trình này phải được thực hiện suôn sẻ. Hàng trả lại sẽ được kiểm tra chất lượng và được nhập kho lại nếu chất lượng đạt tiêu chuẩn. Sau đó, khoản tiền hoàn lại sẽ được xử lý cho khách hàng.
Các cách để cải thiện việc thực hiện đơn hàng giao hàng:
- Cải thiện tốc độ xử lý đơn hàng
Sử dụng các hệ thống cung cấp sự phối hợp giữa việc nhận đơn đặt hàng và sự sẵn có của hàng tồn kho. Sẽ không xảy ra trường hợp nhận được đơn đặt hàng cho những mặt hàng đã hết hàng. Ngoài ra, hãy đảm bảo độ trễ thời gian tối thiểu giữa thời điểm nhận đơn hàng và thời điểm đơn hàng được chuyển đến kho.
- Hợp lý hóa việc quản lý hàng tồn kho
Giữ đúng lượng hàng tồn kho để không hết hàng nhưng cũng không dự trữ quá nhiều khiến chi phí lưu kho tăng thêm. Liên tục theo dõi mức tồn kho và cũng theo dõi ngày hết hạn của các mặt hàng. Xây dựng các quy trình rõ ràng và đơn giản để lưu trữ hàng tồn kho để nhân viên xác định vị trí các mặt hàng dễ dàng hơn.
- Giúp việc chọn đơn hàng hiệu quả
Để việc chọn đơn hàng hiệu quả hơn, bạn có thể sử dụng hệ thống phân loại hàng tồn kho. Xác định các danh mục bán chạy và dự trữ chúng ở gần các trạm đóng gói. Các danh mục ít phổ biến hơn có thể được lưu trữ ở xa nhất hoặc ở phía sau nhà kho. Bạn cũng có thể chọn dự trữ các mặt hàng thường được mua cạnh nhau.
Việc chọn hàng theo đợt cũng giúp cải thiện tốc độ lấy hàng vì nhiều đơn hàng được chọn cùng một lúc. Việc gắn thẻ chính xác cho hàng tồn kho sẽ đảm bảo việc chọn hàng chính xác.
- Vị trí chiến lược của kho
Vị trí của nhà kho có thể tạo ra sự khác biệt về tốc độ thực hiện đơn hàng. Bạn có thể có chiến lược về vị trí của (các) kho hàng và giữ nó/chúng ở gần vị trí nơi nhận được phần lớn đơn đặt hàng. Nếu bạn đang sử dụng đối tác vận chuyển thì vị trí đó phải dễ dàng và nhanh chóng để họ tiếp cận.
- Tối ưu hóa tuyến đường
Một cách khác để cải thiện việc thực hiện đơn hàng là sử dụng tối ưu hóa tuyến đường. Nó cho phép đội tàu của bạn di chuyển nhanh hơn bằng cách tạo ra các tuyến đường hiệu quả nhất. Nó không chỉ giúp giao hàng đúng hẹn mà còn tiết kiệm thời gian và chi phí cho doanh nghiệp của bạn. Nó cũng cho phép hiển thị rõ ràng quá trình di chuyển của lô hàng cho đến khi đến tay khách hàng.
Nhận trên một Cuộc gọi demo 30 phút để tìm hiểu cách Zeo có thể giúp bạn giao hàng nhanh hơn! - Giao tiếp với khách hàng
Điều quan trọng là phải đặt đúng mong đợi của khách hàng ngay từ khi nhận được đơn hàng. Truyền đạt thời gian giao hàng thực tế cho khách hàng. Luôn cập nhật thông tin cho khách hàng qua email/thông báo về tiến trình giao hàng của họ. Chia sẻ liên kết theo dõi với khách hàng khi đơn hàng sắp được giao để khách hàng đảm bảo rằng họ sẵn sàng nhận đơn hàng. Trong trường hợp có bất kỳ sự chậm trễ nào, hãy thông báo cho khách hàng để tránh mọi sự thất vọng.
92% người tiêu dùng có nhiều khả năng thực hiện một giao dịch mua hàng khác từ một doanh nghiệp cung cấp cho họ trải nghiệm dịch vụ khách hàng tích cực.
Tìm hiểu thêm: Cách mạng hóa giao tiếp khách hàng với tính năng nhắn tin trực tiếp của Zeo
- Sử dụng công nghệ
Điều quan trọng là phải nắm bắt công nghệ và tự động hóa. Quản lý thủ công các quy trình có thể cồng kềnh và dễ xảy ra lỗi. Sử dụng ERP, phần mềm quản lý hàng tồn kho, phần mềm tối ưu hóa lộ trình và lưu giữ tất cả tài liệu trên đám mây.
Đăng ký dùng thử miễn phí của Zeo Route Planner ngay lập tức!
Kết luận
Cải thiện việc thực hiện đơn hàng giao hàng là rất quan trọng đối với một doanh nghiệp để cung cấp trải nghiệm tích cực cho khách hàng. Nó cũng giúp xây dựng danh tiếng thương hiệu. Chúng tôi khuyên bạn nên xem lại quy trình thực hiện đơn hàng hiện tại của mình và bắt đầu thực hiện các cải tiến, ghi nhớ các chiến thuật được đề cập ở trên!
