Việc lấy bằng chứng giao hàng sẽ bảo vệ nhóm giao hàng của bạn khỏi nguy cơ gói hàng bị thất lạc, khiếu nại gian lận và lỗi giao hàng. Theo truyền thống, bằng chứng giao hàng được thực hiện bằng chữ ký trên mẫu giấy. Tuy nhiên, các nhóm quản lý giao hàng đang ngày càng tìm kiếm các công cụ phần mềm và bằng chứng giao hàng điện tử (hay còn gọi là ePOD).
Chúng ta sẽ khám phá lý do tại sao bằng chứng giao hàng trên giấy không còn ý nghĩa nữa và xem cách bạn có thể thêm POD điện tử vào hoạt động giao hàng hiện tại của mình và làm cho hoạt động kinh doanh giao hàng của bạn trở nên đáng tin cậy hơn.
Với sự trợ giúp của bài đăng này, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn hướng dẫn về loại giải pháp ePOD nào có thể phù hợp với doanh nghiệp giao hàng của bạn và nêu bật những lợi ích của việc lựa chọn Công cụ lập kế hoạch lộ trình Zeo để chụp chữ ký số và ảnh làm bằng chứng giao hàng.
Lưu ý: Zeo Route Planner cung cấp Bằng chứng giao hàng trong ứng dụng của nhóm chúng tôi và ứng dụng dành cho tài xế cá nhân. Chúng tôi cũng cung cấp Bằng chứng Giao hàng trong dịch vụ cấp miễn phí.
Tại sao phải có bằng chứng giao hàng bằng giấy lỗi thời
Có một số lý do khiến bằng chứng giao hàng trên giấy không còn có ý nghĩa đối với tài xế hoặc người điều phối. Chúng tôi đã liệt kê một số lý do dưới đây:
Lưu trữ và bảo mật
Người lái xe cần giữ tài liệu vật lý an toàn không bị mất hoặc hư hỏng cả ngày và người điều phối cần lưu trữ chúng tại trụ sở chính. Chúng cần được quét vào hệ thống của bạn và tiêu hủy hoặc cất giữ an toàn trong tủ. Nếu bất kỳ tài liệu nào bị mất, chữ ký POD cũng vậy, điều này có thể dẫn đến các tranh chấp giao hàng đau đớn.
Nhập dữ liệu thủ công
Việc đối chiếu, hợp nhất các hồ sơ giấy tờ vào cuối mỗi ngày đòi hỏi rất nhiều thời gian và sức lực của bạn. Tất cả chúng ta đều biết rằng làm việc với nhiều giấy tờ và hồ sơ sẽ có nguy cơ mất mát và sai sót rất lớn, và do đó đây là một lý do khác khiến POD giấy trở nên lỗi thời.
Thiếu khả năng hiển thị thời gian thực
Nếu một người lái xe thu thập chữ ký trên giấy, người điều phối sẽ không biết cho đến khi người lái xe quay trở lại từ tuyến đường của họ hoặc cho đến khi họ gọi điện và yêu cầu người lái xe xem qua một tập hồ sơ. Điều này có nghĩa là thông tin chỉ được biết sau này và người điều phối không thể cập nhật người nhận theo thời gian thực nếu họ hỏi về gói hàng. Và nếu không có bằng chứng bằng ảnh, người lái xe không thể luôn giải thích chính xác nơi họ để gói hàng ở nơi an toàn. Ghi chú mang tính chủ quan và có thể không rõ ràng, đồng thời nếu không có ngữ cảnh của hình ảnh thì khó có thể truyền đạt vị trí cho người nhận.
Tác động đến môi trường
Sử dụng hàng tập giấy mỗi ngày không giúp bạn giảm lượng khí thải carbon, đó là điều chắc chắn. Bạn giao hàng càng nhiều thì tác động càng khó.
Tóm lại, bằng chứng giao hàng trên giấy đã lỗi thời, không hiệu quả (tức là xử lý chậm) và không mang lại lợi ích cho trải nghiệm của người nhận, người lái xe giao hàng hoặc người quản lý công văn. Điều này có thể hợp lý khi không có giải pháp thay thế khả thi nào, nhưng ngày nay, bạn có thể chọn từ một loạt giải pháp Bằng chứng giao hàng điện tử để cải thiện dịch vụ giao hàng.
Những lựa chọn nào có sẵn cho Bằng chứng Giao hàng Điện tử
Khi cần thêm bằng chứng giao hàng điện tử không cần giấy tờ vào hoạt động giao hàng hiện tại của bạn, bạn có hai tùy chọn:
- Phần mềm chứng minh giao hàng chuyên dụng: Giải pháp ePOD độc lập chỉ cung cấp bằng chứng về chức năng phân phối, thường thông qua API được cắm vào các hệ thống nội bộ khác của bạn. Và một số công cụ ePOD được xây dựng có mục đích là một phần của bộ công cụ, hoạt động độc lập với chức năng khác và bạn cần mua các tính năng hỗ trợ với một khoản phụ phí.
- Giải pháp quản lý giao hàng: Với sự trợ giúp của ứng dụng Zeo Route Planner, bằng chứng giao hàng điện tử đi kèm với các gói miễn phí và cao cấp của chúng tôi. Ngoài ePOD, bạn còn có thể lập kế hoạch và tối ưu hóa lộ trình (cho nhiều tài xế), theo dõi tài xế theo thời gian thực, ETA tự động, cập nhật người nhận, v.v.
Tùy thuộc vào tình huống của bạn, một lựa chọn có thể phù hợp với bạn hơn lựa chọn kia.
Ví dụ: nếu bạn có một nhóm giao hàng quy mô vừa hoặc nhỏ thì việc hợp nhất các hoạt động giao hàng của bạn (bao gồm POD) vào một nền tảng thống nhất duy nhất là hợp lý bằng cách sử dụng Công cụ lập kế hoạch lộ trình Zeo.
Nhưng nếu bạn là một cá nhân hoặc doanh nghiệp siêu nhỏ (không có tham vọng mở rộng quy mô), việc giao hàng chỉ dừng lại một con số mỗi ngày và bạn muốn yên tâm hơn với POD nhưng không cần các tính năng quản lý giao hàng, thì một ứng dụng độc lập có thể sẽ hấp dẫn hơn .
Và nếu bạn là doanh nghiệp có đội xe lớn và cơ sở hạ tầng kỹ thuật phức tạp thì giải pháp ePOD tùy chỉnh có thể kết nối với hệ thống hiện tại có thể phù hợp hơn với nhu cầu của bạn.
Để tìm hiểu sâu hơn về việc chọn ứng dụng POD tốt nhất, hãy xem bài đăng của chúng tôi: Cách chọn ứng dụng Bằng chứng giao hàng tốt nhất cho doanh nghiệp giao hàng của bạn.
Bằng chứng giao hàng trong Zeo Route Planner
Với Zeo Route Planner làm ứng dụng bằng chứng điện tử về giao hàng, bạn sẽ có được tất cả chức năng cần thiết, kết hợp với các tính năng chính khác giúp hợp lý hóa các quy trình cho hoạt động kinh doanh giao hàng của bạn. Hãy xem cách bạn có thể sử dụng ứng dụng Zeo Route Planner cho Bằng chứng giao hàng:
Chụp chữ ký điện tử: Người lái xe có thể sử dụng thiết bị di động của riêng mình để thu thập chữ ký điện tử, sau đó tự động tải lên đám mây. Điều này có nghĩa là không cần thêm phần cứng, giảm việc nhập dữ liệu thủ công và khả năng hiển thị chính xác theo thời gian thực cho người quản lý và người điều phối tại trụ sở chính.
Chụp ảnh kỹ thuật số: Tính năng chụp ảnh của ứng dụng của chúng tôi cho phép người lái xe chụp nhanh gói hàng trên điện thoại thông minh, sau đó tải ảnh này lên hồ sơ và hiển thị trong ứng dụng web của văn phòng hành chính. Khả năng chụp ảnh bằng chứng về việc giao hàng có nghĩa là người lái xe có thể thực hiện nhiều chuyến giao hàng lần đầu hơn (giảm thời gian giao lại) vì họ có thể đặt gói hàng ở nơi an toàn và chứng minh họ đã để nó ở đâu.
Những tính năng này chuyển thành lợi ích kinh doanh hữu hình vì chúng giảm thiểu những trục trặc tốn thời gian trong quá trình giao hàng, giải quyết tranh chấp, giao hàng lại, liên lạc với người nhận và theo dõi bưu kiện bị thất lạc. Điều này có nghĩa là bạn có thể tập trung vào việc cải thiện lợi nhuận.
Chúng tôi cung cấp những gì khác ngoài Bằng chứng giao hàng để cải thiện độ tin cậy cho doanh nghiệp của bạn
Ngoài việc sử dụng ứng dụng của chúng tôi như một công cụ Bằng chứng giao hàng điện tử, chúng tôi còn có nhiều tính năng khác giúp tài xế và người điều phối quản lý các tuyến giao hàng của họ tốt hơn. Bên cạnh tính năng chụp ảnh và chữ ký điện tử, nền tảng phân phối của chúng tôi còn cung cấp:
- Lập kế hoạch và tối ưu hóa tuyến đường:
Với Zeo Route Planner, bạn có thể lập lộ trình tối ưu cho nhiều tài xế trong vòng vài phút. Nhập bảng tính của bạn, để thuật toán tự động thực hiện công việc và có lộ trình nhanh nhất trên ứng dụng, đồng thời người lái xe có thể sử dụng bất kỳ dịch vụ điều hướng ưa thích nào.
Lưu ý: Ứng dụng của chúng tôi cung cấp cho bạn số điểm dừng không giới hạn. Nhiều công cụ tối ưu hóa tuyến đường khác (hoặc các công cụ thay thế miễn phí như Google Maps) đặt ra giới hạn về số lượng bạn có thể nhập. - Theo dõi tài xế theo thời gian thực:
Với Zeo Route Planner, bạn có thể thực hiện giám sát tuyến đường tại trụ sở chính, theo dõi các tài xế trong bối cảnh tuyến đường của họ bằng dữ liệu thời gian thực. Điều này không chỉ mang lại cho bạn bức tranh toàn cảnh mà còn cho phép bạn dễ dàng cập nhật thông tin cho khách hàng nếu họ gọi. - Hướng dẫn và thay đổi động:
Hoán đổi tuyến đường giữa các tài xế vào phút cuối, cập nhật các tuyến đường đang diễn ra và tính đến các điểm dừng ưu tiên hoặc khung thời gian của khách hàng.
Khi bạn thêm bằng chứng về chức năng giao hàng vào danh sách kết hợp với tất cả các tính năng trên, Zeo Route Planner cung cấp cho các công ty giao hàng và doanh nghiệp nhỏ một hệ thống quản lý giao hàng hoàn chỉnh. Và nó không cần sự tích hợp phức tạp, không cần phần cứng bổ sung và rất ít đào tạo cho tài xế giao hàng.
Kết luận
Việc có được bằng chứng giao hàng điện tử là yếu tố thay đổi cuộc chơi cho các doanh nghiệp đang chuyển dần khỏi xác nhận giao hàng trên giấy và cho các nhóm giao hàng đang bắt đầu với POD từ đầu.
Bằng cách cho phép tài xế chụp ảnh và chữ ký điện tử trên thiết bị của riêng họ, bạn sẽ giảm thiểu các tranh chấp và giao lại hàng, đồng thời cải thiện sự hài lòng của khách hàng trong quá trình này.
Sử dụng ePOD sẽ giúp bạn làm hài lòng khách hàng và thông báo cho họ rằng gói hàng của họ đã được giao, từ đó tăng độ tin cậy cho doanh nghiệp của bạn.
Hãy thử nó ngay bây giờ
Động cơ của chúng tôi là làm cho cuộc sống của các doanh nghiệp vừa và nhỏ trở nên dễ dàng và thoải mái hơn. Vì vậy, bây giờ bạn chỉ còn một bước nữa là nhập excel của mình và bắt đầu.
Tải xuống Công cụ lập kế hoạch lộ trình Zeo từ Cửa hàng Play
https://play.google.com/store/apps/details?id=com.zeoauto.zemạch điện
Tải xuống Công cụ lập kế hoạch lộ trình Zeo từ App Store
https://apps.apple.com/in/app/zeo-route-planner/id1525068524
