Doanh nghiệp của bạn có liên quan đến hoạt động giao hàng? Nếu có thì chi phí mỗi dặm là số liệu bạn nên đặc biệt quan tâm.
Chi phí mỗi dặm là chi phí mà doanh nghiệp của bạn phải gánh chịu cho mỗi dặm đường vận chuyển để thực hiện việc giao hàng thành công. Các chi phí có thể nhanh chóng tăng lên trong kinh doanh giao hàng. Nếu bạn không biết chi phí mỗi dặm của mình, làm sao bạn biết liệu bạn có đang tính đúng số tiền cho khách hàng hay không? Cuối cùng nó có thể tác động đến lợi nhuận của bạn.
Hãy hiểu cách tính chi phí mỗi dặm trong 5 bước đơn giản. Chúng tôi cũng sẽ thảo luận về cách bạn có thể kiểm soát chi phí mỗi dặm của mình.
Làm thế nào để tính chi phí cho mỗi dặm?
- Bước 1: Biết các số liệu chính
Trước khi tính chi phí mỗi dặm cho doanh nghiệp của mình, bạn cần hiểu 3 số liệu:- Giá cố định
Chi phí cố định là những chi phí ổn định trong thời gian dài và không biến động hàng tháng. Một số ví dụ bao gồm tiền thuê văn phòng, tiền lương nhân viên, thanh toán bảo hiểm, giấy phép kinh doanh, v.v.Những chi phí này không thay đổi bất kể mức độ hoạt động kinh doanh trừ khi bạn đưa ra các quyết định kinh doanh quan trọng như thuê văn phòng hoặc nhà kho khác. Như vậy khi đã tính xong chi phí cố định, bạn sẽ không phải tính chi phí hàng tháng (trừ khi có thay đổi).
- Chi phí biến đổi
Chi phí biến đổi, như tên cho thấy, thay đổi tùy thuộc vào mức độ hoạt động kinh doanh. Chúng bao gồm các hóa đơn cho các tiện ích như điện, tiền lương làm thêm giờ, chi phí sửa chữa và bảo trì, phí cầu đường, v.v.Chi phí nhiên liệu cũng là một chi phí biến đổi lớn. Chi phí nhiên liệu có thể thay đổi ngay cả khi giá xăng thay đổi.
Nếu bạn đang tính chi phí mỗi dặm hàng tháng thì bạn sẽ phải tính chi phí biến đổi hàng tháng. Điều quan trọng là phải theo dõi các hóa đơn và biên lai liên quan đến chi phí biến đổi để tính toán dễ dàng hơn.
- Tổng số dặm lái xe
Số liệu thứ ba cần thiết để tính toán chi phí mỗi dặm là tổng số dặm đã lái xe. Bạn sẽ cần phải tính đến cả hai loại dặm: dặm bù và dặm chết.Số dặm được bồi thường là số dặm được dùng để giao hàng cho khách hàng. Chi phí cho những việc này có thể được tính vào phí vận chuyển và giao hàng do khách hàng thanh toán.
Dặm chết là dặm được dùng cho các nhiệm vụ khác như quay trở lại kho sau khi giao hàng hoặc nhận hàng từ nhà cung cấp. Đây còn được gọi là 'dặm trống' và khách hàng không phải trả tiền.
- Giá cố định
- Bước 2: Chọn khoảng thời gian
Chọn khoảng thời gian mà bạn muốn tính chi phí cho mỗi dặm. Việc chọn một khoảng thời gian ngắn như một ngày hoặc một tuần có thể không mang lại những hiểu biết hiệu quả vì chi phí hoặc số km có thể thay đổi rất nhiều hàng ngày hoặc hàng tuần. Việc chọn một khoảng thời gian dài như một năm cũng có thể không có ý nghĩa vì sẽ quá muộn để thực hiện bất kỳ hành động khắc phục nào.Bạn có thể tính toán chi phí mỗi dặm hai tuần một lần, hàng tháng hoặc hàng quý. Khoảng thời gian như vậy sẽ cung cấp cho bạn lượng dữ liệu hợp lý để làm việc. Nếu chi phí mỗi dặm cao, bạn cũng sẽ có cơ hội kiểm soát nó để con số hàng năm của bạn không bị ảnh hưởng.
- Bước 3: Cộng tất cả các chi phí
Liệt kê tất cả các chi phí cố định và biến đổi của bạn trong khoảng thời gian đã chọn và cộng chúng lại để có tổng chi phí. Nếu bạn là một doanh nghiệp nhỏ, bạn có thể theo dõi chi phí một cách thủ công. Tuy nhiên, nếu quy mô hoạt động lớn thì bạn nên ưu tiên sử dụng phần mềm để hạn chế tối đa sai sót.Ví dụ: Chi phí cố định trong tháng của bạn bao gồm tiền thuê = 500 USD, tiền lương = 600 USD và phí giấy phép = 100 USD. Tổng chi phí cố định = 1,200 USD. Chi phí biến đổi của bạn trong cùng khoảng thời gian bao gồm nhiên liệu = 300 USD, điện = 100 USD, sửa chữa = 50 USD và phí cầu đường = 50 USD. Tổng chi phí biến đổi = $500. Tổng chi phí trong tháng = 1,700 USD.
- Bước 4: Tính số km đã đi
Để tính toán số dặm thực tế đã đi, bạn có thể đọc đồng hồ đo đường vào đầu khoảng thời gian đã chọn và vào cuối khoảng thời gian đó. Trừ số đọc cuối kỳ với số đọc bắt đầu trong kỳ để tính số dặm đã đi.Bạn cũng có thể sử dụng phần mềm hoặc thiết bị theo dõi để theo dõi số dặm.
- Bước 5: Tính chi phí mỗi dặm
Bây giờ bạn đã có tất cả số liệu cần thiết để tính chi phí mỗi dặm, việc tính toán thực tế trở nên dễ dàng. Bạn chỉ cần chia tổng chi phí cho tổng số dặm đã đi và kết quả là chi phí cho mỗi dặm của bạn.Chi phí mỗi dặm = Tổng chi phí / Tổng số dặm
Tính chi phí mỗi dặm cho một chiếc xe so với cho toàn bộ đội xe
Công thức được thảo luận ở trên có thể áp dụng nếu bạn tính chi phí mỗi dặm cho toàn bộ đội xe. Tuy nhiên, nếu bạn muốn tính chi phí mỗi dặm cho một chiếc xe thì sẽ hơi khác một chút.
Để tính chi phí cố định cho chiếc xe, bạn phải chia nó cho tổng số xe trong đội xe của bạn. Để tính chi phí biến đổi, bạn phải xem xét bản chất của chi phí. Các chi phí biến đổi như tiện ích được chia đều cho các phương tiện. Tuy nhiên, các chi phí biến đổi như nhiên liệu chỉ được xem xét đối với phương tiện mà bạn muốn tính chi phí mỗi dặm.
Tổng chi phí sau đó được chia cho số km mà chiếc xe cụ thể đó đã đi được.
Làm thế nào để giảm chi phí cho mỗi dặm?
Để kiểm soát chi phí trên mỗi dặm, bạn phải giảm tổng chi phí. Nó đòi hỏi phải phân tích sâu về các chi phí khác nhau để xác định cơ hội cắt giảm chi phí. Tuy nhiên, việc kiểm soát chi phí cố định có thể không khả thi vì nó có thể cản trở sự phát triển của doanh nghiệp bạn.
Những gì bạn thực sự có thể kiểm soát là một số chi phí biến đổi bằng phần mềm tối ưu hóa tuyến đường. Công cụ lập kế hoạch tuyến đường cung cấp cho bạn lộ trình hiệu quả nhất cho việc giao hàng của bạn. Nó không chỉ giúp giảm chi phí nhiên liệu mà còn chi phí bảo trì. Nó cũng đảm bảo việc sử dụng tối ưu phương tiện và công suất của chúng.
Nhảy lên một cuộc gọi demo nhanh để tìm hiểu cách Zeo Route Planner có thể mang lại hiệu quả cho các tuyến giao hàng của bạn!
Tìm hiểu thêm: Làm thế nào để tăng khả năng tải trọng của phương tiện giao hàng?
Kết luận
Nhận thức được chi phí mỗi dặm của bạn là điều cần thiết để duy trì lợi nhuận tốt. Bạn nên tính toán nó ở tần suất phù hợp với kinh doanh. Nếu chi phí mỗi dặm của bạn cao, bạn có thể phản hồi trước khi quá muộn!
