आज के अत्यधिक प्रतिस्पर्धी माहौल में बिक्री करना या ऑर्डर बुक करना आसान नहीं है।
इसलिए जब आपके व्यवसाय को कोई ऑर्डर प्राप्त होता है, तो यह महत्वपूर्ण है कि ऑर्डर विभिन्न चरणों से सुचारू रूप से गुजरे और सफलतापूर्वक वितरित हो!
आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि आपके पास एक कुशल वितरण आदेश पूर्ति जगह पर प्रक्रिया. इस ब्लॉग में, हम आपको बताएंगे कि डिलीवरी ऑर्डर पूर्ति क्या है, इसमें क्या चरण शामिल हैं, और इसे सुधारने के 7 तरीके बताएंगे।
चलो शुरू हो जाओ!
डिलीवरी ऑर्डर पूर्ति क्या है?
डिलीवरी ऑर्डर पूर्ति एक ऑर्डर प्राप्त करने और यह सुनिश्चित करने की पूरी प्रक्रिया है कि यह अंतिम ग्राहक के हाथों तक पहुंचे। इसमें विभिन्न हितधारकों और तकनीकी प्रणालियों को मिलकर काम करने की आवश्यकता है। ऑर्डर पूर्ति का अंतिम लक्ष्य ग्राहक को वह प्राप्त करना है जो उसने कुशलतापूर्वक और विश्वसनीय रूप से ऑर्डर किया है।
डिलीवरी ऑर्डर पूरा करना कोई आसान प्रक्रिया नहीं है। इसमें कई चरण शामिल हैं. आइए प्रक्रिया के विभिन्न चरणों पर एक नज़र डालें।
डिलीवरी ऑर्डर पूर्ति के चरण
व्यवसाय के आधार पर चरण थोड़े भिन्न हो सकते हैं लेकिन मूल प्रवाह इस तरह दिखता है:
चरण 1: इन्वेंटरी प्राप्त करना
ऑर्डर पूरा करना शुरू करने के लिए सबसे पहली चीज़ जो आपके पास होनी चाहिए वह है इन्वेंट्री। इस चरण में मांग के पूर्वानुमान के अनुसार गोदाम या पूर्ति केंद्र पर इन्वेंट्री प्राप्त करना शामिल है। यह सुनिश्चित करने के लिए इन्वेंट्री का निरीक्षण किया जाता है कि सही मात्रा और स्वीकार्य गुणवत्ता प्राप्त हुई है।
चरण 2: इन्वेंट्री का भंडारण
आंतरिक प्रणालियों में रिकॉर्ड बनाए रखने के लिए इन्वेंट्री के पैकेजों पर बारकोड को स्कैन किया जाता है। फिर वस्तुओं को गोदाम में उनके समर्पित स्थानों पर व्यवस्थित और संग्रहीत किया जाता है।
चरण 3: ऑर्डर प्राप्त करना और ऑर्डर प्रोसेसिंग करना
ऑर्डर ग्राहक से ऑनलाइन प्लेटफ़ॉर्म या ऑफ़लाइन तरीकों से प्राप्त होता है। फिर ऑर्डर को यह सुनिश्चित करने के लिए संसाधित किया जाता है कि यह सटीक और पूर्ण है। इसमें उत्पाद की उपलब्धता की पुष्टि करना, शिपिंग लागत की गणना करना और भुगतान विवरण की जांच करना शामिल है। एक बार संसाधित होने पर, ऑर्डर गोदाम को सूचित कर दिया जाता है।
चरण 4: चुनना और पैकिंग करना
चयन करने वाली टीम को ऑर्डर से संबंधित निर्देशों के साथ एक पैकिंग स्लिप प्राप्त होती है। चुनने वाली टीम का एक सदस्य एसकेयू विवरण (आकार/रंग) के अनुसार गोदाम से आइटम पुनर्प्राप्त करता है। इकाइयों की संख्या, और पैकिंग स्लिप पर उल्लिखित वस्तु का भंडारण स्थान।
फिर ऑर्डर को ग्राहक को भेजने के लिए सावधानीपूर्वक पैक किया जाता है। वस्तुओं को सुरक्षित करने के लिए उपयुक्त पैकिंग सामग्री जैसे कार्डबोर्ड बॉक्स, बबल रैप्स, प्लास्टिक बैग आदि का उपयोग किया जाता है। ऐसी पैकिंग सामग्री का चयन करना महत्वपूर्ण है जो वस्तुओं की सुरक्षा से समझौता किए बिना पैकेज के न्यूनतम संभव वजन और आयाम में योगदान दे।
चरण 5: शिपिंग और डिलीवरी
इस चरण में शिपिंग लेबल तैयार करना और ऑर्डर को वास्तव में ग्राहक तक पहुंचाना शामिल है। आप स्वयं ऑर्डर डिलीवर करना चुन सकते हैं या किसी शिपिंग वाहक के साथ साझेदारी कर सकते हैं। शिपमेंट को ग्राहक को सौंपे जाने तक ट्रैक किया जाता है।
अधिक पढ़ें: बेहतर दक्षता के लिए डिलीवरी मार्गों को अनुकूलित करने के 5 तरीके
चरण 6: रिटर्न संभालना
जब कोई ग्राहक रिटर्न अनुरोध करता है, तो यह महत्वपूर्ण है कि प्रक्रिया सुचारू रूप से पूरी हो। लौटाई गई वस्तु की गुणवत्ता के लिए निरीक्षण किया जाता है और यदि गुणवत्ता मानकों के अनुरूप होती है तो उसे दोबारा स्टॉक में रख लिया जाता है। इसके बाद ग्राहक को रिफंड की प्रक्रिया की जाती है।
डिलीवरी ऑर्डर पूर्ति को बेहतर बनाने के तरीके:
- ऑर्डर प्रोसेसिंग गति में सुधार करें
उन प्रणालियों का उपयोग करें जो ऑर्डर प्राप्त करने और इन्वेंट्री की उपलब्धता के बीच समन्वय प्रदान करते हैं। ऐसा नहीं होना चाहिए कि जो सामान स्टॉक में नहीं है, उसके लिए ऑर्डर मिले। साथ ही, ऑर्डर प्राप्त होने और उसे गोदाम तक सूचित किए जाने के बीच न्यूनतम समय अंतराल सुनिश्चित करें।
- इन्वेंटरी प्रबंधन को सुव्यवस्थित करें
इन्वेंट्री की सही मात्रा रखें ताकि आपका स्टॉक ख़त्म न हो जाए, लेकिन ज़रूरत से ज़्यादा स्टॉक भी न रखें ताकि इससे भंडारण लागत बढ़ जाए। इन्वेंट्री स्तर की लगातार निगरानी करें और वस्तुओं की समाप्ति तिथि पर भी नज़र रखें। इन्वेंट्री को संग्रहीत करने के लिए स्पष्ट और सरल प्रक्रियाएं बनाएं ताकि कर्मचारियों के लिए वस्तुओं का पता लगाना आसान हो।
- ऑर्डर चयन को कुशल बनाएं
ऑर्डर चुनने को अधिक कुशल बनाने के लिए आप इन्वेंट्री वर्गीकरण सिस्टम का उपयोग कर सकते हैं। सबसे ज्यादा बिकने वाली श्रेणियों की पहचान करें और उन्हें पैकिंग स्टेशनों के नजदीक स्टॉक करें। जो श्रेणियां कम लोकप्रिय हैं उन्हें गोदाम के सबसे दूर या पीछे संग्रहीत किया जा सकता है। आप अक्सर खरीदी जाने वाली वस्तुओं को एक-दूसरे के बगल में स्टॉक करना भी चुन सकते हैं।
ऑर्डर चुनने की बैचिंग से पिकिंग की गति में सुधार करने में भी मदद मिलती है क्योंकि एक ही बार में कई ऑर्डर उठाए जाते हैं। इन्वेंट्री को सही ढंग से टैग करने से चयन में सटीकता सुनिश्चित होती है।
- गोदाम का रणनीतिक स्थान
गोदाम का स्थान ऑर्डर पूर्ति की गति में अंतर ला सकता है। आप गोदाम के स्थान के बारे में रणनीतिक हो सकते हैं और इसे उस स्थान के करीब रख सकते हैं जहां से अधिकांश ऑर्डर प्राप्त होते हैं। यदि आप किसी शिपिंग पार्टनर का उपयोग कर रहे हैं तो स्थान उनके लिए आसानी से और जल्दी पहुंच योग्य होना चाहिए।
- मार्ग अनुकूलन
ऑर्डर पूर्ति को बेहतर बनाने का दूसरा तरीका मार्ग अनुकूलन का उपयोग करना है। यह सबसे कुशल मार्ग तैयार करके आपके बेड़े को तेज़ी से आगे बढ़ने में सक्षम बनाता है। यह न केवल ऑर्डर की समय पर डिलीवरी में मदद करता है बल्कि आपके व्यवसाय के लिए समय और लागत भी बचाता है। यह ग्राहक तक पहुंचने तक शिपमेंट की गतिविधि को स्पष्ट रूप से देखने में सक्षम बनाता है।
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ऑर्डर प्राप्त होने के समय से ही ग्राहकों की सही अपेक्षाएं निर्धारित करना महत्वपूर्ण है। ग्राहक को यथार्थवादी डिलीवरी समय-सीमा बताएं। ग्राहक को उनकी डिलीवरी की प्रगति के बारे में ईमेल/नोटिफिकेशन के माध्यम से सूचित रखें। जब ऑर्डर डिलीवरी के लिए निकले तो ग्राहक के साथ एक ट्रैकिंग लिंक साझा करें ताकि ग्राहक यह सुनिश्चित कर सके कि वे ऑर्डर प्राप्त करने के लिए उपलब्ध हैं। किसी भी देरी के मामले में, किसी भी निराशा से बचने के लिए ग्राहक को इसके बारे में बताएं।
उपभोक्ताओं के 92% किसी ऐसे व्यवसाय से दूसरी खरीदारी करने की संभावना अधिक होती है जो उन्हें सकारात्मक ग्राहक सेवा अनुभव प्रदान करता है।
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- प्रौद्योगिकी का उपयोग करें
प्रौद्योगिकी और स्वचालन को अपनाना महत्वपूर्ण है। प्रक्रियाओं को मैन्युअल रूप से प्रबंधित करना बोझिल हो सकता है और त्रुटियों की संभावना हो सकती है। ईआरपी, इन्वेंट्री प्रबंधन सॉफ्टवेयर, रूट ऑप्टिमाइजेशन सॉफ्टवेयर का उपयोग करें और सभी दस्तावेज क्लाउड पर रखें।
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निष्कर्ष
सकारात्मक ग्राहक अनुभव प्रदान करने के लिए किसी व्यवसाय के लिए डिलीवरी ऑर्डर पूर्ति में सुधार करना महत्वपूर्ण है। यह ब्रांड की प्रतिष्ठा बनाने में भी मदद करता है। हमारा सुझाव है कि आप अपनी वर्तमान ऑर्डर पूर्ति प्रक्रिया से गुजरें और ऊपर उल्लिखित युक्तियों को ध्यान में रखते हुए सुधार करना शुरू करें!
